電子決裁と勤怠管理をペーパーレスに
長寿記録システムを導入してから、介護関係の記録が大きく変化しました。
そこで、次の取り組みとして勤務関係・事務関係の書類の管理体制を検討し、「ペーパーレス」に向けて取り組みました。
電子決裁システムの導入
今までは、用紙を決裁板に挟んで部署ごとに回し、各担当が順番に見て回しておりました。これは時間もかかり、手元に戻って来るのが遅くなってしまう事もありました。電子決裁を導入した事で、書類の回りがスムーズになり誰でもPC上で確認できるようになりました。又、印刷するものが減り収納もスムーズになりました。
勤怠管理システム
出退勤のタイムカードが紙からＩＣカードに変わりました。
又、勤務表の作成や給与計算などもシステムの導入により大きく変化しました。
職員インタビュー
今回はそれぞれの担当を代表して、3名の方々にお話しを聞いてみました。
電子決裁システムを導入する前の決裁文書等をどのように扱っていましたか？
決裁で回っている文書に穴を開け、各ファイルに収めていました。
ペーパーレス化となり、ペーパーレス化になる前と現在では作業の効率化（事務作業）など、どのように変わりましたか？又、用紙の発注や金額には変化はありましたか？
ペーパーレス化になり、PCの画面上での決裁で各フォルダーに文書を振り分けています。以前に比べて収納棚の中のファイルを探す作業も無く、PC画面上ですぐにフォルダーを探せて見たい文書が見られるのですごく便利です。
2017年12月に導入したので印刷代や用紙発注の値段と回数は、2016年12月と比べて5000円程（A4用紙20冊分）しか変化がみられておりません。ですが、まだ1年しか経過していないのでこれから費用の面では変わってくると思います。
出勤（勤務の管理や給与計算について）の取り扱いなど、以前と比べてどのように変わりましたか？
ICカードになってからは、毎月のタイムカードを作成しなくなりました。
職員の皆さんの協力もあり以前よりタイムカードを切って（押して）頂ける様になり、給与計算での時間外計算の確認作業が減りました。
又、給与明細を職員個人の希望するメールアドレス（スマートフォン・PC）に送信する事ができるようになり、ペーパーレス化・時間短縮につながりました。
勤務表の作成で、勤怠管理システムを取り入れる前と現在ではどの様に変わりましたか？
1日の出勤者数を自分で数えることがなくなったので間違えることが減りました。希望休などは事前に入力してロックすると消せなくなるので、間違って消してしまう事もなくなりました。
全体的には作成するのが楽になったけど、慣れるまで大変でした。
又、行事などの予定を入れられるようになったのは良いです。
希望休や有休など、希望に添えられるようにするためにどのような工夫や対応をされておりますか？
業務の省力化のおかげで、皆さんの希望休が取れていると思います。お正月の三が日など、出来る限り1日は休みを取れるようにしています。
今まで紙面で提出していた書類（有休届や各伺い、報告書関係）が電子決裁システムを使用するようになって、どのように変わりましたか？
最初、操作を覚えるまで難しくて大変でしたが、覚えてからはとても使いやすいです。
確認したい時も電子決裁システムを見れば確認できるので安心です。又、紙に書いて提出するという作業がPC1台でできるので、かかる時間も減ったと思います。
休みの希望や有休休暇を使用できていますか？
休みを取りたい時や有給休暇を使いたい時は気楽に相談にのって頂けるのでとても嬉しいです。他の方々も希望休や有給休暇を使っているので遠慮せず使わせてもらっています。私は趣味のライブや旅行に行く時に使い、仕事の合間にリフレッシュできています！
